In het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die vanaf 25 mei 2018 geldt heeft de Hogeschool der Kunsten (HdK) alle benodigde informatie rond privacy op een rijtje gezet op een speciale privacy website. Hier kan iedereen zich verdiepen in de wijze waarop persoonsgegevens binnen de HdK worden verwerkt.

Het bestuur van de HdK vindt het daarnaast belangrijk dat haar medewerkers en studenten weten hoe zij zorgvuldig met andermans persoonsgegevens om moeten gaan. Op deze privacy website lezen en leren zij hoe dit in praktijk te brengen. Als er wordt gesproken over documenten die alleen voor medewerkers of studenten toegankelijk zijn, wordt in de toelichting verwezen naar een afgesloten intranet-omgeving.

Een vraag of melding rond privacy kun je ook direct insturen naar privacy@hdkdenhaag.nl.

Veel actuele tips en trucs over e-learning en het gebruik van Microsoft 365 worden gedeeld via www.koncon.nl/e-learning, of stel je vraag direct via e-learning@koncon.nl.

Oktober 2020 - Privacy aandachtspunten

We vragen je voor communicatie met collega’s of studenten elkaars @koncon.nl account te gebruiken. Het gebruik van (of doorsturen naar) privé e-mailadressen is volgens de privacy richtlijnen van de Hogeschool niet toegestaan. Je @koncon.nl e-mail is te koppelen aan je huidige e-mailprogramma, direct te benaderen via outlook.office.com, of onderweg te gebruiken met de mobiele app voor iOS of Android.

Onder de verzamelnaam ‘Microsoft365’ zijn vele online diensten beschikbaar als Teams, Word, Excel, Powerpoint, Onedrive en meer, welke je vindt via portal.office.com.

Mocht je problemen ervaren met je account, stel dan je hulpvraag aan ict@hdkdenhaag.nl.

Het gebruik van (bijvoorbeeld) Whatsapp of Facebook voor 1 op 1 contact of groepscommunicatie willen we ontmoedigen. De uitwisseling van persoonsgegevens van studenten, docenten en stafleden mag simpelweg niet buiten de door het KC aangeboden digitale omgeving plaatsvinden volgens Europees privacyrecht. Door studenten te vragen in een andere omgeving dan Microsoft365 deel te nemen, vragen wij van hen dat zij daar accounts aanmaken en dat mogen we hen niet vragen. Is er een absolute noodzaak om online diensten te gebruiken die niet binnen Microsoft365 worden aangeboden, overleg dit dan met privacy@hdkdenhaag.nl.

Als je als docent of stafmedewerker persoonsgegevens van studenten wilt inzien, gebruik dan in eerste instantie Osiris. Mocht je hiertoe geen toegang hebben, informeer dan naar de mogelijkheden bij je afdelingshoofd of coördinator. Als je toch persoonsgegevens moet opvragen of delen via de e-mail, volg dan deze stappen:

  1. Zet de gegevens niet direct in een e-mail (deze gegevens blijven dan mogelijk lang bewaard in de mailbox van de ontvanger, wat niet is toegestaan).
  2. Maak een nieuw Excel overzicht aan door te surfen naar excel.office.com, log in met je @koncon.nl account en selecteer ‘nieuw formulier’. Eenmaal aangemaakt en de te delen gegevens ingevoerd, klik dan rechtsboven in de Excel op ‘delen’. Je kunt dan ontvangers selecteren binnen en ook buiten de organisatie en bepalen of zij alleen de gegevens mogen ‘lezen’ of ook ‘bewerken’. Beperk de te delen persoonsgegevens alleen tot die gegevens die voor het doel ook echt nodig zijn.
  3. Op ieder moment kan je de gedeelde toegang intrekken, wat uiteraard ook gebeurt als je het bestand verwijdert. Hiermee bepaal je zelf wie toegang heeft en wie niet.

Vermijd het printen van sheets met persoonlijke informatie. Mocht het toch nodig zijn, converteer ze dan na ontvangst naar het juiste digitale platform (binnen de online KC omgeving) en gebruik daarna een papierversnipperaar. Er zijn vrijstellingen met betrekking tot (bijvoorbeeld) tentamen- en portfoliomateriaal dat gearchiveerd dient te worden. Raadpleeg bij twijfel uw afdeling.

Oktober 2020 - Tips en trucs

Om diensten te gebruiken als Word, Excel, Powerpoint en meer surf je naar portal.office.com en log je in met je @koncon account en wachtwoord. Je kunt dan via de browser of via te installeren programma’s de diensten gebruiken.

Mogelijk zijn bovengenoemde programma’s al op je computer geïnstalleerd. Je kunt er dan voor kiezen om in deze programma’s in te loggen met je @koncon.nl, zodat je kunt samenwerken in bestanden met studenten of collega’s van het KC.

Alle online diensten die binnen de Hogeschool worden gebruikt zijn te vinden via start.hdk.nl.

Beschik je niet (meer) over de inloggegevens, herstel deze dan via start.hdk.nl. Op deze webpagina kan je ook doorklikken naar Osiris Docent, Asimut en andere software die door het KC wordt ondersteund.

In Teams is het mogelijk zogeheten tags aan te maken en aan personen te koppelen, zodat het mogelijk is in één keer een groep studenten of docenten te bereiken, ongeacht al bestaande lesgroepen of Team samenstellingen. Bekijk hier de uitleg.